Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels
L’Association soccer préscolaire Haut-Richelieu tient à fournir à ses clients et utilisateurs des services en respect de la loi et accessibles de manière sécuritaire notamment en ce qui concerne le respect de leur vie privée et la protection de leurs renseignements personnels. À cette fin, nous avons mis en place au sein de notre entreprise une politique de confidentialité respectant la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après « la Politique »).
Cette politique a pour objectif de vous informer sur la manière dont l’Association soccer préscolaire Haut-Richelieu collecte, utilise, transmet, conserve, partage et protège vos renseignements personnels lorsque vous utilisez ses services web.
Afin d’offrir un service personnalisé, l’Association soccer préscolaire Haut-Richelieu doit avoir accès à certains de vos renseignements personnels. Nous nous assurons toutefois de traiter vos renseignements avec rigueur dans le respect de la loi et des règlements en vigueur au Québec.
1. Définition de renseignement personnel :
Un renseignement personnel est tout renseignement qui concerne une personne physique, qui, pris dans un ensemble ou séparément, permet de l’identifier.
2. Types de renseignements collectés :
Afin d’optimiser les services offerts à ses clients et assurer la sécurité des enfants inscrits, notre entreprise peut notamment collecter les renseignements personnels suivants via ses services numériques :
- Prénom et nom des parents et de leur(s) enfants(s) ;
- Lien familial, type de garde pour l’enfant inscrit;
- Adresse de l’enfant et des parents ;
- Adresse électronique ;
- Numéro de téléphone ;
- Sexe, date de naissance de l’enfant, grandeur;
- Allergies;
- Informations de paiement;
Tel qu’il sera plus amplement décrit, certains renseignements personnels sont collectés automatiquement alors que d’autres doivent être transmis volontairement par l’usager ou client.
Association soccer préscolaire Haut-Richelieu collecte uniquement les renseignements personnels nécessaires dans l’accomplissement des services aux clients et strictement pour accomplir les fins pour lesquels ils sont collectés. Aucune autre utilisation des renseignements n’est permise par l’entreprise, sauf si vous y consentez ou s’il s’agit d’un cas prévu par la loi.
3. Utilisation et divulgation de renseignements personnels
L’accès aux renseignements personnels est réservé uniquement aux administrateurs, et ce, aux fins prévues par la présente politique.
Les renseignements personnels transmis volontairement sont conservés tout au long de la relation d’affaires ou de la saison sportive, lorsque les dossiers sont archivés, certains renseignements sont détruits et l’accès aux dossiers numériques ou papiers pouvant contenir des renseignements personnels demeure limité aux administrateurs.
4. Raisons pour lesquelles les renseignements personnels sont collectés
Association soccer préscolaire Haut-Richelieu utilise des renseignements personnels selon ce qui est convenu au moment de leur collecte ou selon les barèmes établis par la loi et les règlements. Les renseignements personnels sont notamment utilisés pour les raisons suivantes :
- Établir et permettre la création d’un dossier (au nom du parent ou de l’enfant) ou le mettre à jour;
- Recevoir et traiter les inscriptions afin de planifier la saison sportive; • Traiter les courriels transmis via le service de contact sur notre site web; • Assurer la gestion de la facturation, de l’administration des comptes, la perception et le mode de paiement, permettre l’envoi de rappel de compte.
- Fournir le matériel et les équipements requis, notamment des chandails adaptés pour chaque inscription;
- Assurer un climat sécuritaire pour les enfants et les autres intervenants; • Toute autre utilité pour laquelle vous avez consenti ;
5. Communication des renseignements personnels.
L’Association soccer préscolaire Haut-Richelieu ne communique aucun des
renseignements personnels qu’elle peut détenir dans le cadre d’un mandat. Leur utilisation étant exclusive à notre entreprise, nous nous assurons de ne pas les communiquer ou divulguer à des tiers.
La personne concernée qui fournit des renseignements pour elle-même ou pour son enfant doit toutefois être avisée que lesdits renseignements seront portés à l’attention des entraîneurs et bénévoles qui soutiennent et s’impliquent auprès de l’association pour permettre la mise en place de ses activités.
6. Votre consentement
Association soccer préscolaire Haut-Richelieu ne collecte aucun renseignement personnel auprès de vous sans avoir obtenu votre consentement. Les renseignements personnels pouvant être contenus dans un dossier sont utilisés pour les strictes fins administratives et comptables et afin de permettre la planification de chaque saison sportive (répartition des équipes, planification des matchs, suivi médicaux, répartition des chandails etc.). Les renseignements personnels à notre disposition ne sont pas conservés, excepté ceux requis à des fins de comptabilité et de suivi administratif des mandats réalisés.
En tout temps, une personne physique peut refuser de communiquer un renseignement personnel, sous réserve des exceptions prévues à la loi. De plus, en tout temps et suivant la transmission d’un préavis raisonnable, une personne physique peut retirer son consentement à la collecte, à la divulgation et à la transmission des renseignements personnels. Toutefois, une telle situation pourrait empêcher ou de limiter la prestation de services.
Dans certains cas, Association soccer préscolaire Haut-Richelieu pourrait, pour des fins secondaires, vous demander votre consentement pour l’invitation à des évènements, pour la transmission de nouvelles informations relatives à son champ d’activités, pour l’envoi de promotion de services ou de produits, etc. En tout temps, vous pouvez retirer votre consentement sans affecter les services rendus par notre entreprise.
7. Mesures de sécurité mise en place pour la conservation des renseignements :
L’Association soccer préscolaire Haut-Richelieu conserve les renseignements personnels en format numérique aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins prévues dans la présente politique. La nature du service est prise en compte dans le délai de conservation des renseignements.
Également, nous utilisons des accès sécurisés pour la collecte des renseignements personnels et pour l’accès numérique aux dossiers au sein de notre entreprise.
L’utilisation de mots de passe, de pares-feux et la limitation des accès internes aux renseignements nous permet d’assurer un traitement prudent et diligent des renseignements détenus.
8. Département responsable de la protection des renseignements personnels
Afin de s’assurer de la sécurité et de la confidentialité des renseignements personnels, notre entreprise dispose d’un responsable de la protection des renseignements personnels. Son rôle est de surveiller et superviser la gestion des renseignements personnels, de mettre en place et à jour les politiques internes ainsi que les procédures applicables en plus de s’occuper de la gestion de tout incident potentiel en lien avec les renseignements personnels. Le responsable de la protection des renseignements personnels s’occupe de traiter toute question ou plainte d’un usager en lien avec les renseignements personnels. Les coordonnées pour joindre le responsable sont les suivantes :
Nom : Mme Isabel Bernard
Numéro de téléphone : 514-817-5226
Adresse courriel : info@soccerprescolairehr.ca
9. Droit de l’usager
En tout temps, vous pouvez demander d’avoir accès à vos renseignements personnels, demander leur modification ou leur suppression. Vous avez le droit de retirer ou confirmer votre consentement, de restreindre l’utilisation de vos renseignements ou d’obtenir une copie de vos renseignements détenus par notre entreprise. Vous pouvez exercer tout autre droit prévu par la Loi.
Pour l’exercice de vos droits, nous invitons à formuler une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées au paragraphe 8 de la présente politique.
10. Gestion des témoins de connexions (Cookies)
L’Association soccer préscolaire Haut-Richelieu peut recourir à l’utilisation de fichiers témoins. Un fichier témoins ou plus communément appeler Cookies est un fichier qui sert à collecter de données automatiques sur vos interactions sur notre un site internet. Les éléments collectés de la manière décrite ci-après ne peuvent permettre une identification précise de l’usager.
Les fichiers témoins sont utilisés à des fins analytiques afin de déterminer vos préférences sur la manière dont vous naviguez sur notre site internet (ex. : langue, province, pays), de compiler des données sur le nombre d’usagers qui visitent notre site web, pour améliorer la qualité de nos services et analyser nos performances.
À titre indicatif, les renseignements collectés automatiquement peuvent inclure, entre autres, l’adresse IP, l’identification des appareils électroniques utilisés pour accéder au site web, vos systèmes d’exploitation, des données sur les pages consultées, les heures et dates des consultations, les pages consultées préalablement, les centres d’intérêts et le comportement de l’utilisateur sur la page web.
Dès que vous accédez à notre site web, vous êtes avertis que nous utilisons des fichiers témoins dans le cadre de votre navigation sur notre site internet. Vous pouvez désactiver les fichiers témoins. Toutefois, cette option pourrait diminuer la qualité de votre expérience sur notre site internet.
Association soccer préscolaire Haut-Richelieu peut recourir à l’utilisation de tests « CAPTCHA » utilisant notamment des moyens d’authentification par questions et réponse afin de restreindre l’accès à certaines pages web et sections du site web ou en contrôler l’accès. Des services d’analyse (ex : Google Analytics) peuvent être utilisés afin d’augmenter les performances de notre site web et collecter des renseignements dès qu’un usager accède ou navigue sur notre page Web.
11. Redirection vers d’autres sites
L’Association soccer préscolaire Haut-Richelieu vous avise que la présente politique s’applique uniquement lors de l’utilisation de notre site internet. Cette politique ne s’applique pas à d’autres sites web vers lesquels vous pourriez être redirigés pour certains contenus. L’Association soccer préscolaire Haut-Richelieu n’est pas responsable à l’égard de ces sites et ne peut protéger leur contenu, leur accès ou la protection associée aux renseignements que vous pourriez leur transmettre. Tout renseignement personnel transmis aux autres sites web est assujetti à leur politique. Nous vous invitons donc à prendre connaissance de leur politique.
12. Mise à jour de la présente politique
Afin de se conformer aux lois et règlements en vigueur, l’Association soccer préscolaire Haut-Richelieu pourra mettre à jour la présente politique. Veuillez noter qu’un avis pourrait vous être transmis pour vous indiquer les modifications apportées à la présente. En tout temps, cette politique est disponible sur notre site internet et nous vous invitons à la consulter régulièrement.
13. Communication
Pour toutes questions en lien avec la présente politique, nous vous invitons à communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont décrites au paragraphe 8.